Rechnungen, Verträge, Briefe, Bilanzen, Bescheide usw. – die Vorgaben und Fristen zu aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtigen Dokumenten für Unternehmen sind umfangreich. Auf Verlangen der Behörden müssen unternehmerische Daten sowie die zu deren Auswertung nötigen Informationen durch den Steuerpflichtigen bereitgestellt werden. Inventare, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse und Steuerbescheide sind z. B. 10 Jahre aufzubewahren. 8 Jahre gelten unter anderem für Rechnungen und Kostenbelege. 6 Jahre für alle sonstigen Unterlagen. Aber die Frist beginnt erst mit Ablauf der Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch erfolgte, der Jahresabschluss festgestellt wurde usw.
Sonderfälle erhöhen die Aufbewahrungszeiträume.
Die Bundessteuerberaterkammer hat einen FAQ-Katalog zur allgemeinen digitalen Archivierung veröffentlicht. Darin geht es z. B. um die Aufbewahrung von Lohnunterlagen, die digitale Archivierung von Jahresabschlüssen, um Signaturen und Freigaben, Datenschutzthemen und vieles mehr.